Erfolgreiche Unternehmenssprache in fünf Schritten

Erfolgreiche Unternehmenssprache in fünf Schritten

zur erfolgreichen Unternehmenssprache

Mission, Vision und Werte eines Unternehmens definieren dessen Leitbild.

Wie Unternehmen ihre Qualität zum Ausdruck bringen können

Für viele Schweizer Unternehmen ist das Erbringen erstklassiger Dienstleistungen eine Selbstverständlichkeit. Doch oft gelingt es ihnen nur bedingt, diese Qualität auch in ihrem Firmenauftritt zum Ausdruck zu bringen. Woran liegt das? Unter anderem an einer wenig ausgearbeiteten Unternehmenssprache.

Jedes Unternehmen liefert nicht nur Produkte oder Dienstleistungen, sondern repräsentiert auch eine Marke. Marken sind das, was im Markt sichtbar ist und womit sich Kunden identifizieren. Eine Marke entsteht allerdings nicht nur durch ein passendes Logo und ansprechendes Design. Auch die Unternehmenssprache trägt wesentlich dazu bei. Sie findet sich in allen Facetten eines Unternehmens wieder und wird von Kunden, Partnern und Mitarbeitern teils bewusst, teils unbewusst wahrgenommen. Darum birgt eine erfolgreiche Unternehmenssprache grosses Potential und sollte aktiv gestaltet werden.

In fünf Schritten lässt sich eine passende Unternehmenssprache entwickeln, die nicht nur die Unternehmenswerte und Ziele definiert, sondern diese auch in alle kommunikativen Prozesse einfliessen lässt. So können KMU ihre Kommunikation intern und extern optimieren und sich ohne viel Aufwand nachhaltig und effektiv positionieren.

Eine erfolgreiche Unternehmenssprache überzeugt nicht nur die Kundschaft

Die Unternehmenssprache ist intern und extern wichtig. Intern gestaltet sie die Unternehmenskultur mit. So führt zum Beispiel eine angemessene Kommunikation mit der Belegschaft zu höherer Motivation und stärkerer Identifikation mit dem Arbeitgeber und folglich auch zu einer gestärkten Mitarbeiterbindung. Extern, also in der Kommunikation mit Partnern und Kunden, bewirkt die erfolgreiche Unternehmenssprache zweierlei: Sie beschreibt das Wesen des Unternehmens und kreiert zugleich eine damit verbundene Identität.

Diese Identität entsteht durch die kommunizierten Unternehmenswerte. Die Wertekommunikation schafft Emotionen, die den Kunden einnehmen und die seine Entscheidung letztlich prägen. Dies ist für kleinere Unternehmen besonders wichtig, denn für ihren Auftritt müssen sie sicherstellen, dass ihre Werte und somit auch ihre Qualitäten durch ihre Unternehmenssprache zum Ausdruck kommen.

Wie Sie Ihr Unternehmen richtig beschreiben

Im internationalen Vergleich ist die Qualität der Produkte und Dienstleistungen von Schweizer Unternehmen überdurchschnittlich gut. Dies potentiellen Kunden zu erklären und dabei auch aufzuzeigen, wie man sich von Konkurrenten abhebt, fällt aber vielen schwer. In der Schweiz liegt das unter anderem an der Schweizer Kultur, die Übertreibung und Selbstlob missbilligt. Eine klare und authentische Unternehmenssprache bedarf aber keiner solchen Mittel. Vielmehr geht es darum, das Unternehmen in authentischen, einprägsamen Worten zu beschreiben, damit potentielle Kunden abgeholt und überzeugt werden.

Dies gilt insbesondere für Dienstleister. Denn im Gegensatz zu Produkten verlangen Dienstleistungen meist einen stärkeren Fokus auf die dahinterstehenden Personen. Das fällt Schweizer Unternehmern oftmals nicht nur schwer, es ist ihnen sogar unangenehm. Doch auch dafür gibt es elegante sprachliche Lösungen.

Nehmen wir als Beispiel ein Treuhandgeschäft. Das Treuhandgeschäft ist eine etablierte Dienstleistung, die meist kaum Erklärungen bedarf, da jedermann weiss, was ein Treuhänder tut. Die Überlegung ist nun, worauf ein potentieller Kunde bei der Wahl eines Treuhänders achtet: auf umfängliches Fachwissen, Gründlichkeit, Verlässlichkeit und insbesondere auf Vertrauenswürdigkeit.

Letzteres sollte dabei eigentlich an erster Stelle genannt werden. Denn jeder Kunde will seinem Treuhänder in erster Linie vertrauen können. Und wie kann man Vertrauenswürdigkeit durch Sprache ausdrücken? Indem man Wert auf eine präzise und fehlerfreie Sprache legt, die nicht nur in Worten erklärt, was man tut, sondern auch durch den Stil und die Schreibweise ausdrückt, dass man seine Dienstleistung fachkundig und gewissenhaft erbringt. Auch in der Kundenkorrespondenz sollte dies ausgedrückt werden, denn Kunden können sich an einer unklar oder flapsig geschriebenen E-Mail stören. Sprache bringt eben Qualität zum Ausdruck.

Auf diese Weise werden nicht nur das Unternehmen und die Art der Dienstleistung beschrieben, sondern auch die Identität kreiert. Und das ist die zweite grosse Aufgabe der Unternehmenssprache. Eine präzis definierte Unternehmenssprache vermittelt eine Identität, die Emotionen weckt und die Kundschaft mit dem Unternehmen verbindet. Und mit solchen Emotionen werden Kunden nicht nur akquiriert, sondern auch langfristig gebunden.

Fünf Schritte zur erfolgreichen Unternehmenssprache

Eine überzeugende Unternehmenssprache gehört also zu einem erfolgreichen Aussenauftritt. Nun, wie wird diese entwickelt? Da sich Sprache nur gemeinsam mit Konzepten entwickelt, entwickelt sich auch die Unternehmenssprache Hand-in-Hand mit der Beschreibung des Unternehmens. Wenn eine Neugründung oder eine Veränderung ansteht, sollte die Unternehmenssprache gleichzeitig mit den grundlegenden Konzepten entwickelt werden. Dies geschieht in den folgenden fünf Schritten.

Fünf Schritte zur erfolgreichen Unternehmenssprache

Schritt 1: Definieren Sie ein wertebasiertes Leitbild

Definieren Sie eine klare Vision und ein ebenso klares Leitbild für Ihr Unternehmen. Die Vision ist Ihr Antrieb, während das Leitbild Ihre Tätigkeit und Identität vorgibt. Beide werden von Werten geprägt, die ausformuliert werden müssen. Ein Treuhänder könnte zum Beispiel die Vision verfolgen, sich als verlässlicher Steuerexperte in seiner Stadt zu etablieren. Entsprechend arbeitet er nach dem Leitbild, seinen Kunden umfassende und fachkundige Beratung in allen Steuerfragen zu bieten. Die Sprache, die Sie im Leitbild wählen, ist ein wichtiger Bestandteil der Firmenkultur, denn sie inspiriert, motiviert und definiert Ihren Auftrag. Das gilt sowohl für die Geschäftsleitung als auch für die Belegschaft, denn auch die Mitarbeiter müssen wissen, für welche Werte die Firma steht.

Schritt 2: Wertekommunikation in all Ihren Botschaften

Die Werte, die Sie in Ihrem Leitbild definiert haben, sollten in Ihrer Unternehmenssprache prominent vertreten sein. Jeder Ihrer Texte – allen voran Ihr Slogan – muss sich daran orientieren, damit Ihr Unternehmen mit diesen Werten in Verbindung gebracht wird. Genauso sollten diese Werte in Gesprächen mit Mitarbeitern, Partnern und Kunden zum Ausdruck kommen. Das Leitbild bietet Ihnen dabei eine wichtige Orientierungshilfe und kann unter anderem dabei helfen, festzulegen, wie Diversität im Unternehmen verankert werden soll.

Schritt 3: Schreiben Sie ein gewinnendes Firmenporträt

Ein prägnant und überzeugend geschriebenes Firmenporträt ist essentiell. Denn es präsentiert Ihr Unternehmen rund um die Uhr auf Ihrer Webseite, begleitet Sie an Messen und Anlässe und fliesst in die Verkaufsgespräche ein. Porträtieren Sie Ihr Unternehmen ähnlich, wie Sie eine Person porträtieren würden, also mit authentischem Charakter und einer Prise Charme. Lassen Sie Fakten, Vision und Werte in das Porträt einfliessen, um eine Marke zu kreieren, mit der sich Kunden und Mitarbeiter identifizieren.

Schritt 4: Bauen Sie einen authentischen online Auftritt auf

Der Charakter Ihres Unternehmens sollte in Ihrer gesamten Internet-Präsenz abgebildet sein. Setzen Sie Ihr Firmenporträt für jedes Firmenprofil auf den jeweils passenden Plattformen ein und stellen Sie sicher, dass auch die von Ihnen aufgeführten Partnerschaften Ihre Werte und Ihre Arbeitsweise authentisch und überzeugend zum Ausdruck bringen. Achten Sie zudem darauf, dass Ihr Auftritt im Internet aktuell ist.

Schritt 5: Vertrieb und Korrespondenz

Der Vertrieb ist immer noch der unmittelbarste Kontakt mit der Kundschaft. Über ihn werden Neukunden akquiriert und bestehende Kunden langfristig gebunden. Darum ist es unerlässlich, dass auch der Vertrieb und die Korrespondenz mit Kunden und Partnern die Werte und Qualität des Unternehmens zum Ausdruck bringen. Zudem ist es wichtig, dass Mitarbeiter sich in jedem Fall korrekt und respektvoll ausdrücken. Einmalig ausgearbeitete Vorlagen sorgen für eine nachhaltig bessere Korrespondenz und sparen dabei Zeit ein.

Der Aufwand lohnt sich

Dies klingt nach viel Aufwand und das bedeutet es zu Beginn auch. Aber er lohnt sich. Denn die Unternehmenssprache ist überall. Oft verbringen Mitarbeiter sehr viel Zeit damit, nach Worten zu suchen und sich sowohl schriftlich als auch mündlich im Interesse des Unternehmens auszudrücken. Gut ausformulierte Texte können jederzeit in verschiedenen Formaten wiederverwendet werden.

Dieser letzte Punkt ist besonders wichtig. Denn sobald die Unternehmenssprache einmal richtig ausformuliert worden ist, verfügt das Unternehmen über ein sprachliches Fundament, das wiederverwendet werden kann, den Fokus festlegt und viel Zeit spart. Dadurch werden nicht nur alle Unternehmenstexte, sondern auch alle Mitarbeiter zu aktiven Botschaftern des Unternehmens.

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Über die Autorin

Danae Perez PHD 1 rotated e1654626005176
Kommunikationsberaterin | Referentin | Autorin

Danae Perez ist eine vielseitige Sprachexpertin mit langjähriger Erfahrung in Forschung und Privatwirtschaft und einer ansteckenden Leidenschaft für Menschen und Sprachen. Sie ist promovierte Sprachwissenschaftlerin und hat ihre Forschung über Sprachwandel in mehrsprachigen Kontexten bei den renommiertesten Verlagen publiziert. Seit fast zwei Jahrzehnten bietet Danae Perez Sprachdienstleistungen und Beratung für Kunden und hat in einer Vielzahl von Ländern, Kulturen und Sektoren gearbeitet. Sie hat die seltene Gabe, die Essenz einer Nachricht schnell zu verstehen und sie in die richtigen Worte zu fassen. Dadurch gelingt es ihr, die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Menschen, Kulturen und Disziplinen zu vereinfachen.

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