Berichtswesen

Berichtswesen

Berichte sind wichtige Instrumente der Organisationskommunikation. Sie enthalten Informationen, die Spezialisten aus einem Bereich für Spezialisten aus anderen Bereichen festhalten, damit daraus weiterführende Entscheidungen oder Projekte hervorgehen können. Sie sichern einen effizienten Informationsfluss und werden beispielsweise in Form von Protokollen, Konzepten oder Abschlussberichten verfasst. Wenn sie optimal konzipiert und verfasst werden und die richtige Technologie dazu eingesetzt wird, schaffen sie Klarheit und erhöhen massgeblich die Effizienz – mit oder ohne Automatisierung.

Berichte im Sozialbereich

Für soziale Institutionen wie Behörden, Stiftungen, Heime und Werkstätten sind Berichte ein fundamentales Instrument. Da sie die Grundlage für wichtige Entscheide bilden, müssen Berichte im Sozialwesen hohen inhaltlichen und sprachlichen Anforderungen genügen. Doch das Verfassen führt zu Unsicherheiten, was Verzögerungen und ineffiziente Ressourcennutzung zur Folge hat. Wir unterstützen unsere Kunden mit Analysen, Beratung und Schulungen dabei, die Qualität ihres Berichtswesens nachhaltig zu verbessern.

Zu unseren Dienstleistungen gehören:

Berichte im Sozialwesen sind Teil eines Berichtwesens, das über die Institutionsgrenzen hinausgeht. Wir analysieren Berichte auf Inhalt, Struktur und sprachliche Qualität, decken versteckte Wertungen auf und zeigen auf, wie Berichte konkret optimiert und unter Umständen automatisiert werden können.

Es gibt sprachliche Konventionen und institutionsunabhängige Richtlinien, die einzuhalten und mit den institutionsinternen Leitfäden zu vereinbaren sind. Gleichzeitig müssen Ressourcen optimal genutzt werden. Wir beraten im Hinblick auf die Umsetzung der Richtlinien und unterbreiten konkrete Vorschläge zur Optimierung der der Berichte, erarbeiten auf die Institution angepasste Leitfäden und Vorlagen und unterstützen bei der Automatisierung

Wenn die Arbeitsbelastung zunimmt oder die Qualität der bestehenden Berichte nicht den Anforderungen entspricht, können wir die notwendige Unterstützung bieten. Wir übernehmen diskret das Schreiben spezifischer Berichte, überarbeiten bestehende Berichte oder schreiben sachdienliche Zusammenfassungen für wichtige Abschlüsse oder weiterführende Anträge.

Das konkrete Schreiben von Berichten gehört nur selten zur Grundausbildung von Mitarbeitern im Sozialwesen. Wir führen zielgerichtete interne Schulungen durch, in denen Mitarbeiter das Verfassen der Berichte praxisnah üben. Die Schulungen beinhalten sowohl die Auswahl und Struktur der Inhalte als auch die optimale Beschreibung derselben in einer praktikablen Fachsprache. Das Ziel dieser Schulungen ist die Verbesserung der Berichtsqualität sowie die Erhöhung der Effizienz und damit auch der Mitarbeiterzufriedenheit.

Hier geht es zu unserem Tagesseminar «Berichte schreiben im Sozialwesen».

Berichte in der Arbeitsintegration

Für Organisationen in der Arbeitsintegration wie Arbeitsvermittlungen, Jobcenter und Unternehmen, die an das RAV oder die IV rapportieren, sind Berichte wichtige Arbeitsinstrumente. Während der Beratung werden für jedes Klientendossier Protokolle und Berichte geschrieben, die Entwicklungen dokumentieren und gesetzte Ziele überprüfen. Die formellen und sprachlichen Anforderungen, denen Berichte zu entsprechen haben, führen jedoch oft zu Unsicherheiten, Verzögerungen und ineffizienter Ressourcennutzung. Es lohnt sich, die Qualität dieser Dokumente regelmässig zu prüfen und zu optimieren. Wir helfen praxisnah dabei, das Berichtswesen nachhaltig zu verbessern.

Zu unseren Dienstleistungen gehören:

Effizient verfasste Protokolle und Berichte erhöhen die Qualität der Dienstleistung und die Mitarbeiterzufriedenheit in einem. Insbesondere die längerfristige Begleitung von Klienten mit aufbauender Dokumentation und komplexem Verlauf ist oft schwierig in adäquater Berichtform festzuhalten. Wir analysieren Protokolle und Berichte auf Inhalt, Struktur und Qualität der Sprache im Hinblick auf den Auftrag und die Erreichung der Ziele, um Ressourcen optimal zu nutzen.

Berichte in der Arbeitsintegration sind Teil eines sehr dynamischen Bereichs. Berater müssen unterschiedliche Entwicklungen mit Klienten in verständlicher Sprache besprechen und zugleich in sachlicher Sprache schriftlich festhalten. Wir analysieren Berichte und Protokolle und unterbreiten basierend auf der Analyse und den Bedürfnissen konkrete Vorschläge zur Optimierung der Dokumentation oder erarbeiten angepasste Leitfäden und Vorlagen.

Berichte sind meist das einzige Produkt, das Institutionen und Unternehmen in der Arbeitsintegration am Ende einreichen. Entsprechend wichtig ist es, dass die Qualität der Berichte die Qualität der Arbeit wiedergibt. Wenn die bestehenden Berichte nicht den Anforderungen entsprechen oder die Arbeitsbelastung zu gross wird, können wir die notwendige Unterstützung bieten. Wir übernehmen diskret das Schreiben spezifischer Berichte, überarbeiten bestehende Berichte oder schreiben sachdienliche Zusammenfassungen für wichtige Abschlüsse oder weiterführende Anträge.

Mitarbeiter in der Arbeitsintegration sind im Lauf ihrer eigenen Karriere nicht auf das Schreiben von Berichten vorbereitet worden. Entsprechend zeitintensiv ist für sie darum das Berichteschreiben. Wir führen zielgerichtete interne Schulungen durch, in denen Mitarbeiter das Schreiben der Protokolle und Berichte praxisnah üben. Die Schulungen beinhalten zum einen die adäquate Auswahl und Struktur der Inhalte, zum anderen die optimale Beschreibung derselben in der Fachsprache. Das Ziel dieser Schulungen ist die Verbesserung der Berichtsqualität und die Erhöhung der Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Hier geht es zu unserem Tagesseminar «Berichte  schreiben in der Arbeitsintegration».

Berichte im Massnahmen- und Justizvollzug

Im Massnahmen- und Justizvollzug sind Protokolle und Berichte das wichtigste Instrument für die interne Dokumentation und das Rapportieren an die Behörden. Als gerichtsrelevante Dokumente sind sie eine wichtige Grundlage für Entscheidungen und müssen darum formell, inhaltlich und sprachlich hohen Ansprüchen genügen. Zugleich müssen die Berichte von den zuständigen Fachkräften selber geschrieben werden. Wir unterstützen Institutionen im Massnahmen- und Justizvollzug in der Qualitätssicherung ihres Berichtswesens mit Analysen, Beratung, diskreter Unterstützung sowie praxisnahen Mitarbeiterschulungen.

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Berichte im Massnahmen- und Justizvollzug sind besonders herausfordernd, da sie oft schwierige, lebensnahe Inhalte in Fachsprache wiedergeben sollen. Aufgrund ihrer Gerichtsrelevanz gilt es dabei die unterschiedlichen Interessen im Auge zu behalten. Wir analysieren Protokolle und Berichte auf Inhalt, Struktur und Qualität der Sprache im Hinblick auf den Auftrag und die Erreichung der Ziele und zeigen auf, wie das Berichtswesen optimiert werden kann.

Das Berichtswesen im Massnahmen- und Justizvollzug muss hohen Anforderungen betreffend Format, Inhalt und Sprache genügen, während der Arbeitsalltag die Mitarbeiter teilweise an ihre Grenzen bringt. Folglich stellt das Verfassen von adäquaten Berichten die Mitarbeiter vor Herausforderungen. Wir erkennen Schwachstellen und erarbeiten konkrete Lösungen, damit Ressourcen sinnvoll eingesetzt werden und die Berichtsqualität sowie die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht wird. Bei Bedarf erarbeiten wir angepasste Leitfäden und Vorlagen.

Zeitweise können schwierige oder umfangreiche Berichte zu einer Herausforderung werden, die die Ressourcen überbeansprucht. Bei Engpässen oder besonderen Herausforderungen unterstützen wir diskret beim Schreiben spezifischer Berichte, bei der Überarbeitung bestehender Berichte oder mit dem Verfassen sachdienlicher Zusammenfassungen.

Das Schreiben von guten Berichten gehört nur selten zur Grundausbildung von Mitarbeitern im Massnahmen- und Justizvollzug. Zudem bauen gerade Institutionen im Massnahmen- und Justizvollzug meistens auf eine sehr vielfältige Belegschaft, die unterschiedliche Ausbildungswege hinter sich hat. Wir kennen diese Herausforderungen und helfen dabei sicherzustellen, dass Mitarbeiter effizient und innerhalb nützlicher Frist adäquate Berichte schreiben. Dabei sind wir besonders erfahren in der Schulung von Personen mit unterschiedlichen Bildungsniveaus. Das Ziel unserer Schulungen ist die Verbesserung der Berichtsqualität sowie die Erhöhung der Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.

Revisionsberichte in der Wirtschaftsprüfung

Wirtschaftsprüfer erstellen in erster Linie ein Produkt: Revisionsberichte (engl. audit reports). Revisionsberichte sind essentielle Werkzeuge der Unternehmensführung, weil sie Informationen aus unterschiedlichen Bereichen vereinen, aufbereiten und unter anderem als verständliche Management Summaries an die Geschäftsleitung weitergeben. Wir unterstützen Teams von Wirtschaftsprüfern dabei, die hohe Qualität ihrer Revisionsberichte sicherzustellen und Prozesse zu optimieren.

Zu unseren Dienstleistungen gehören:

Um die anhaltende Qualität der Revisionsberichte sicherzustellen, ist ein Expertenblick von aussen wertvoll. Ein externer Experte erkennt Schwachstellen unvoreingenommen und weiss, mit welchen Massnahmen sie behoben oder durch Automatisierung erleichtert werden können. Wir arbeiten mit Bereichsleitern zusammen und erarbeiten als externe Gutachter Lösungen in enger Zusammenarbeit mit dem Team.

Gute Revisionsberichte zu schreiben erfordert Übung. Wir arbeiten mit Wirtschaftsprüfern entweder in Teamseminaren oder in individuellen Sitzungen und zeigen auf, wie relevante Informationen strukturiert und präsentiert werden, damit die Berichte klar sind und sich an unternehmensinterne und -externe Vorgaben halten. Wir sind besonders erfahren mit mehrsprachigen und internationalen Teams.

Manchmal sind nach erfolgreicher Wirtschaftsprüfung alle Informationen vorhanden, nur deren Präsentation erweist sich als Herausforderung. In diesem Fall schreiben, überarbeiten und lektorieren wir Revisionsberichte, damit sie hohen Anforderungen genügen und innert vorgegebener Frist erledigt werden können.

Künstliche Intelligenz im Berichtswesen

Die generative KI basierend auf sogenannten Large Language Models entwickelt sich rasant. Sie kann mittlerweile sprachlich erfasste Informationen begreifen und weiterverarbeiten und ermöglicht so die Automatisierung von zeitaufwändigen Tätigkeiten wie der Texterstellung. Diese technische Entwicklung birgt immenses Potential zur Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung in allen Bereichen des Berichtswesens.

Bei der automatisierten Berichterstattung werden Inhalte entweder basierend auf internen Dokumenten erstellt oder aus einfachen Notizen zu einem Bericht zusammengefügt. Dazu wird die Software zuerst auf die formalen Vorgaben bezüglich Inhalte, Struktur und Sprache programmiert. Solche klaren Vorgaben erleichtern die Berichterstattung erheblich, vereinheitlichen den Bericht, gewährleisten dessen Vollständigkeit und sichern gleichzeitig den Datenschutz. Ausserdem wird es möglich, den daraus entstandenen Bericht effizient weiterzuverarbeiten oder in mehreren Sprachen gleichzeitig zu erstellen.

Zu unseren Dienstleistungen gehören:

Bei der Bestandesaufnahme wird ein Gesamtbild Ihres Berichtswesens im Hinblick auf Ihren Auftrag und Ihre bereits vorhandenen Abläufe sowie die technische Ausgangslage erfasst. Auf deren Basis unterbreiten wir eine mögliche Automatisierungsstrategie mit den technischen Möglichkeiten und einem groben Fahrplan.

Die Implementierung beginnt bei der Definition der zukünftigen Abläufe und gewünschten Resultate. Danach wird entweder eine bestehende Software implementiert oder schrittweise ein internes Modell entwickelt und regelmässig auf seine Leistung geprüft. Während der darauffolgenden Phase wird die Funktionstüchtigkeit überwacht und, falls nötig, bestehende Fehler behoben.

Die Mitarbeiterschulungen decken sowohl die konkrete Eingabe der Inhalte als auch die Überarbeitung der resultierenden Berichte ab. In gezielten Schulungen wird das Auge fürs Wesentliche geschärft und das Bewusstsein für die richtigen Formulierungen entwickelt. So fliesst die Fachkompetenz in die Berichte mit ein und es wird sichergestellt, dass der Kompetenzgewinn nachhaltig wirkt.

Sowohl die Technologie als auch die Anwendung durch die Mitarbeiter erfordern regelmässige Kontrollen, um die Qualität der resultierenden Berichte langfristig zu gewährleisten. Die Qualitätssicherung erfasst die Leistung des Modells nach dessen Implementierung und prüft, ob die resultierenden Berichte den Anforderungen weiterhin entsprechen. Gleichzeitig wird die Anwendung überprüft. Bei Bedarf unterbreiten wir konkrete Vorschläge zur Behebung von Mängeln.

Kontakt

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Dr. Danae Perez

Fachspezialistin