Schreiben mit KI im beruflichen Kontext

Der Einsatz von Generativer Künstlicher Intelligenz (GKI) zum Verfassen von Texten im beruflichen Kontext, wie Mails oder Berichte, nimmt zu. Je mehr sie genutzt wird, umso etablierter wird sie, auch wenn dies oft noch hinter vorgehaltener Hand geschieht und hin und wieder Kritik aufflammen lässt. GKI ist in aller Munde, doch Führungskräfte sind sich meist noch nicht im Klaren darüber, wie ihre Leute GKI zum Schreiben konkret nutzen.

Seit Ende 2022 begleite ich Fachkräfte, die mit GKI schreiben. Ob GKI für die Entwicklung von Schreibkompetenzen förderlich oder hinderlich ist, will ich hier nicht bewerten, und selbstverständlich gehe ich davon aus, dass Fragen betreffend Datenschutz, Geheimhaltungspflicht und Urheberrecht geklärt sind. Für Unternehmen und Führungskräfte ist vielmehr von Interesse, wie ihre Belegschaft GKI zur Textgenerierung einsetzt und was das für ihre Organisation bedeutet.

Denn wir wissen, dass es weiterhin kritische Stimmen gibt. Wir haben schon mehrfach erfahren, dass Unternehmen und Behörden GKI verbieten. Selbst grosse Tech-Firmen lassen verlauten, sie würden mit GKI erstellte Bewerbungen konsequent aussortieren, weil sie keine weiteren Tech-Spezialisten bräuchten, sondern fähige und selbständig agierende Leute. Es stellt sich die Frage, wie KI-generierte Texte uns dabei helfen können, das herauszufinden.

Wie setzen beruflich Schreibende GKI ein? Und was müssen Führungskräfte wissen, wenn ihre Belegschaft GKI in ihrer beruflichen Kommunikation einsetzt?

Ein Text ist eine Reihe von in linearer Form kodierten Informationen. Ja, ich meine tatsächlich «kodiert», denn jeder Mensch, der sprechen und schreiben kann, ist ein «Kodierer». Jeder Kode hat zwei Seiten: der Inhalt und die Form, oder genauer, das Was und das Wie. Wann immer wir etwas schreiben, müssen wir zuerst definieren, was wir kommunizieren wollen, bevor wir entscheiden, wie wir es kommunizieren.

Anhand von Prompts können Schreibende nun einen Text von einer Software generieren lassen, anstatt ihn selbst zu schreiben. Dabei können sie sowohl Inhalt als auch Stil vorgeben. Wenn sie wollen, können sie ihre Texte gar im Duktus von Goethe erstellen.

Das klingt zunächst grossartig. Doch es kann auch nach hinten losgehen. Der Schreibende muss wissen, was er tut.

Darum einmal vorweg: Wie schreiben wir eigentlich einen Text? Schreiben ist ein individueller Prozess. Die einen beginnen mit Stichpunkten, die anderen fangen einfach mal mit dem Fliesstext an. Dann lesen sie den Text nochmals durch und polieren die Formulierungen, bis die Endversion ihren Vorstellungen entspricht. Es gibt kein perfektes Vorgehen, nur das perfekte Resultat, und je erfahrener der Schreibende ist, umso schneller ist der Text fertig.

Während des Schreibens übernimmt der Schreibende Verantwortung für den Text. Er entscheidet fortlaufend, was er sagen will, in welcher Reihenfolge und in welcher Sprache, denn er kennt die Interessen der Leserschaft. Dieser Prozess geht mit einer Vielzahl von Entscheiden einher und geschieht meistens unter Druck. Dieses konstante Treffen von Entscheidungen finden die meisten Schreibenden anstrengend.

Entsprechend ist es meist eine Erleichterung, wenn GKI hilft, Entscheide zu treffen.

Für diejenigen, die solche Entscheide anstrengend finden, beschleunigt GKI die Erstellung des ersten Entwurfs. Das ist aber erst die erste Version, denn GKI kann den Text auch umformulieren. Und wieder und wieder – tatsächlich ad infinitum. Der Text ist nie fertig, solange der Schreibende nicht entscheidet, den Prozess zu beenden. Die Verantwortung, den Text abzuschliessen, liegt weiterhin beim Verfasser.

Das Problem für unerfahrene Schreibende besteht darin, dass sie nicht wissen, wie ein Text zu beurteilen ist. Sie finden den generierten Text möglicherweise gut, weil er grammatikalisch und orthographisch korrekt ist; das ist der Effekt gekonnter Rhetorik. Wir sind eher bereit, einem wortgewandten als einem unbeholfenen Redner zu glauben, und dasselbe geschieht mit generierten Texten: Wenn Texte korrekt und gut formuliert klingen und man zudem unter dem Erwartungsdruck steht, seinen Text fertigzustellen, sind unerfahrene Schreibende eher bereit, Texte gutzuheissen, die den qualitativen Ansprüchen eigentlich nicht genügen.

Prinzipiell wird dieser Entscheidungsprozess von den Fähigkeiten und der Einstellung des Schreibenden geprägt. Daraus ergeben sich vier Typen von Schreibenden:

Die ersten sind erfahrene Verfasser mit der Einstellung, schnell Verantwortung für ihre Botschaft zu übernehmen. Sie wissen, was sie tun. Wenn sie mit GKI schreiben, erhalten sie einen Text, den sie zügig anpassen und abschliessen. Alles kein Problem. Es kann sogar sein, dass sie am Ende ohne GKI schreiben, denn viel Zeit sparen sie damit nicht.

Die zweiten sind diejenigen, die nur beschränkte Schreibfähigkeiten haben, dafür aber mit starker Einstellung ihre Arbeit im Griff haben. Dies kann das Resultat von Zweitsprachkompetenzen sein oder weil sie noch nie gerne geschrieben haben. Diese Schreibenden sind oft technisch oder anderweitig spezialisierte Fachkräfte, die von der GKI ihre Stichpunkte in einen Fliesstext verwandeln lassen.

Drittens gibt es diejenigen, die zwar gut schreiben können, es aber schwierig finden, Verantwortung für den Text zu übernehmen. Sie verlieren sich oft in vielen Überarbeitungsschlaufen, denn sie hinterfragen ihre Botschaft und ihren Stil. Sie bleiben darum auch oft unspezifisch, weil sie unsicher sind und darum den Text nicht abschliessen. Mit professioneller Unterstützung werden sie dank GKI längerfristig bessere Texte in kürzerer Zeit schreiben.

Die vierte Gruppe bilden jene, die weder genug Schreiberfahrung noch wirkliche Entscheidungskraft haben. Aber auch sie stehen unter dem Druck, ihren Text fertigzustellen. Da sie meist nur eine vage Vorstellung davon haben, was sie schreiben sollen und wie, setzen sie GKI ein und generieren damit eine Reihe von grammatikalisch korrekten Sätzen, die keine klare Aussage machen. Ihre Texte klingen auf den ersten Blick in Ordnung, sind aber für die Zusammenarbeit unbrauchbar. Die Texte benötigen Rückfragen seitens des Empfängers oder werden von Auftraggebern abgelehnt. In solchen Fällen ist es wichtig, die Entwicklung der Mitarbeiter genauer zu überprüfen und mit ihnen an ihren Kommunikationsfähigkeiten zu arbeiten.

So ist das Verfassen von Texten im beruflichen Kontext also eine Frage der tatsächlichen Schreibfähigkeiten und der Einstellung. GKI kann dabei helfen, schneller zu schreiben, aber nur, wenn der Schreibende weiss, ob der Text die Erwartungen erfüllt und akkurate Aussagen macht. Dies ist nicht zuletzt eine Frage der Seniorität.

GKI ist für das Verfassen von Texten nicht gleich geeignet wie für das Generieren von datenbasierten Aussagen, was GKI tatsächlich hervorragend kann. Wenn wir nicht wissen, wie ein akkurater Text geschrieben wird, hilft uns auch GKI nicht. Wir entwickeln dabei ausschliesslich Prompting-Fähigkeiten, keine kommunikativen Fähigkeiten oder Entscheidungsstärke. Tatsächlich haben Studien bestätigt, dass der häufige Einsatz von GKI das Wissen der Nutzer aushöhlt. Die zahlreichen Bücher, die Prompts vorgeben, sind keinesfalls dazu geeignet, die Anwender schlauer zu machen – sie werden einfach zu besseren Prompt-Ingenieuren.

Beim Schreiben ist GKI also hilfreich, jedoch kein Denkersatz. Schreibende brauchen anfänglich Unterstützung durch Experten, um zu verstehen, welche Erwartungen an ihren Text gestellt werden. Erst wenn sie das können, wird GKI sie bei der Texterstellung aktiv unterstützen.

Bei der Beantwortung dieser Frage dürfen wir nicht vergessen, dass es um die Erstellung von Texten im beruflichen Kontext geht. Genügend Schreiberfahrung zu sammeln, um effizient und wirkungsvoll zu schreiben, dauert lange. GKI kann weniger erfahrenen Schreibenden die Arbeit erheblich erleichtern, weil diese schlicht nicht die Zeit haben, um ihre Schreibfähigkeiten während der Arbeit zu verbessern. Deswegen ist es für Führungskräfte empfehlenswert, den pragmatischen Weg zu wählen und GKI zu erlauben, denn sie nimmt den Druck weg.

Ihre Leute dabei allein zu lassen, wäre aber kurzsichtig. GKI bietet uns eine Abkürzung zum Ziel. Da es Jahre geht, um die Schreibfähigkeiten wesentlich zu verbessern, kann GKI dem Einzelnen helfen, auch mit wenig Erfahrung brauchbare Texte zu erstellen. Wenn dieser Prozess richtig begleitet wird, kann GKI zusätzlich dabei unterstützen, die Entscheidungskraft zu stärken und Prozesse sowie den Teamgeist zu vereinheitlichen.

Ich empfehle Führungskräften, ihre Belegschaft zum Schreiben von Texten mit GKI zu animieren und sie dabei eng zu begleiten. Fragen und Unsicherheiten wird es immer geben; damit die Entwicklung aber über das Prompt-Engineering hinaus geht und langfristig Wirkung zeigt, ist eine zielgruppengerechte Einführung ins Schreiben mit GKI am sinnvollsten. Denn der Wert von gut ausgebildeten Schreibkompetenzen im beruflichen Kontext wächst stetig.